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餐厅采购规章制度参考范文

时间:2021-11-23 11:06:43 浏览次数:
导读: 餐厅采购规章制度范文一一、酒店采购制度1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完

餐厅采购规章制度范文一
一、酒店采购制度
1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。

  2、采购部是酒店工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。

  3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

  4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守商业道德,努力提高业务水平,适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌,遵纪守法;以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。

  第一条采购工作基本要求
1、 所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。

  2、 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。

  3、 采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。

  4、 采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及公司。

  5、 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。

  6、 采购时间要求:一般物品采购时间为3-5天,急用物品第二天必须采购回来,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。

  7、 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销。

  8、 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

9、 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜,对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。

  第二条采购岗位职责
1、 了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求,熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本,为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。

  2、 了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态,会同有关部门根据实际经营情况,合理、科学地根据采购计划,对各种物品进行价格调查。

  3、 搜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作,做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。

  4、 大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

  5、 主动协调与酒店内其他各部门的关系,经常倾听使用部门对物资采购工作的意见,及进改进采购工作。

  6、 协助客房仓库作好物质的验收工作,对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前,要严格验收,注意食品的生产期,不进保质期已过一半的食品,确保食品原料的新鲜度。

  7、 与有关供应商作好积极的沟通,保持良好的合作关系。

  8、 严格执行酒店财务制度,遵纪守法,不索贿、不受贿,在平等互利在原则下开展作业。

  二、酒店物品采购方法
采购部对物品包括一般物品、食品、饮料、工程物品的采购,可以采用以下几种方法
1、公开市场采购
亦称竞争价格采购,适用于采购次数频繁,需要每日进货的食品原料。采购部通过电话联系或商函,或通过与供货单位直接洽商,取得所需食品原料的报价,一般每种原料至少应取得一个供货单位之报价,分别登记在采购申请单上,经过比质比价,选择其中最好的供货单位。

  2、无选择采购
在较特殊的情况下,酒店所需要采购的某种原料在市场上奇缺,或仅有一家供货单位,或酒店必须得到此物品及食品原料。此时,采购部往往采取无选择采购方法,即连同采购申请单开出空白支票,由供货单位填写。

  3、成本加价采购
某种物品或食品原料的价格涨落变化较大或很难确定其合适价格时,可以采用成本加价法。此处说的成本指批发商、零售商等供货单位的商品成本。在某种情况下,供货单位和采购部双方都把握不住市场价格动向,于是便采用此法成交。即在供货单位购入原料时所花的成本上酌加一个百分比,作为供货单位的盈利部分。此法对供货单位而言,减少了因价格的骤然下降可能带来的亏损危险。对采购单位而言,加价的百分比一般比较小,也比较合算,采取成本加价方法的主要困难是很难准确掌握供货单位物品的真实成本,因此酒店采购时较少采用此方法。

  4、招标采购
它是一种比较正规的采购方法。一般只有大型企业使用。采购单位把所需采购的物品名称及规格标准以投标邀请的形式寄给各有关供货单位,供货单位接到邀请后即行投标,报出价格,亦以要密封文件的形式寄回采购单位。一般而言,凡其物品能符合规格标准,出价格低者中标。这种方法有利于采购单位选择最低的价格但由于此法要求双方签订采购合同,
因而又不利于采购单位在执行合同期间另行采购价格可能更低廉,质量更合适的物品原料。

  5、“一次停靠”采购
酒店营业所需的物品原料品质繁多,必须向众多的供货单位采购,这就意味着酒店每天必须花费大量的人力和时间处理票据和验收进货。为了减少采购、验收工作的成本费用。有的酒店使用“一次性停靠”采购法,如果属于同一类的各种原料、物资、酒店都向同一个单位购买,这样只需要向供货单位开出一张订单,接收一次送货,处理一张票据。然而,这种方法对大型酒店而言,仍不理想,于是酒店采购也使用超级市场购物方式。这种超级市场是现在逐渐建立的酒店物资源共享供应公司,它可以使酒店原料物资源共享供应及时无缺,而且每月订货,验收次数大大减少,降低了采购费用。

  6、合作采购
合作采购是三家以上的酒店企业组织起来,联合采购某种物品原料。其主要优点是通过大批量采购,各酒店有机会享受优惠价格。尽管各酒店各有特色,但完全可以运用合作采购的方法采购某种相同标准的食品、饮料及各种通用物品。

  7、集中采购
酒店管理公司或集团往往建立地区性的采购办公室,为本公司该地区的酒店企业采购各种物品食品等,具体做法是各酒店将各自所需要的原料、物品及数量定期上报公司采购办公室,办公室汇总后集中采购。订货后,可根据具体情况,由供货单位分别运送到各个酒店企业,也可由采购办公室统一验收,随后再行分送。

  集中采购的优点是由于批量大,往往可以享受优惠价格集中采购便于与更多的供货单位商洽,原料质量和价格上有更多的选择余地,集中采购可以减少各酒店企业采购员营私舞弊
的机会。当然,集中采购也有不足之处,如各酒店只接受采购办公室采购的食品原料,利于酒店自己的经营特色或特殊需要。由于集中采购,酒店不得不放弃当地可能出现的廉价物品原料,集中采购可能趋使酒店菜单雷同,使酒店自行修改菜单的能力受到局限,不利于酒店创造独特风格。

  以上采购方法各酒店应根据自己酒店类型、规模、级别档次、隶属形式、业务特点、市场条件等因素,选择合适的采购方法。

  三、采购程序
1、酒店采购大型设备、家具、电器等固定资产
(1) 根据酒店物品的需求,填写《申购单》呈本部门相关主管审批;
(2) 《申购单》需经部门主管,采购总监,财务总监及总经办签名后方可生效进行采购;
(3) 采购员在实施采购时,要参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价并实施采购;
(4) 在验收设备时,采购员必须会酒店相关负责人及仓管部共同对设备进行验收,验收内容包括:设备名称及规格、数量、单价、保修说明、出厂日期、设备使用年限、生产厂家等;
(5) 验收无误后,三方在报销单据上签字确认,并将设备交付使用;
(6) 采购员持签字后的报销单据,到财务部办理报销手续。

  2、酒店采购肉类、海鲜、蔬菜、调料、酒水、香烟等原材料和库存商品
(1) 根据当日需求,每日填写《每日购货单》,经由厨房相关负责人开单后,交由驻店采购员进行采购;
(2) 采买过程中,食品浮动单价大于5元以上的食材,均需报至厨师长,同意后方可购买
(3) 在办理验收入库时,采购员必须会同仓管员、厨房部负责人共同对货物进行验收。验收内容包括:进货数量、单价、质量等。

  (4) 验收无误后,三方在入库单上签字确认,并及时办理货物的直拨或入库; (5) 采购员持签字后的报销单据,到财务部办理报销手续。

  3、酒店实施日常的零星采购
(1) 申购部门负责人必须事先到仓库咨询有无存货,若有存货时,取消采购计划;若没有存货时,要填制物品申购单,报相关负责人审批;
(2) 总经办批准并签字后,必须及时通知采购员实施采购;
(3) 采购员持签字批准的物品申购单(附请款单)到财务部办理领款手续;
(4) 采购员在采购过程中,必须本着货比三家的原则实施采购;
(5) 在办理验收入库时采购员,必须会同仓管、申购人共同对货物进行验收。

  (6) 验收无误后,三方在报销单据上签字确认,并及时办理入库。

  (7) 采购员持签字后的报销单据,到财务部办理报销手续。

  4、临时物品采购工作程序
(1) 临时物品的采购申请:
  临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求,例:工程维修配件等)部门申请人详细填写申购单,注明所需采购物品的名称、规格、数量等
(2) 临时物品的采购审批:
  部门负责人签字审核,检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补,并注明急需采购的原因。

  (3) 临时物品的采购实施:
  采购员根据部门所下的申购单直接采购,部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将
部门所采购物品购回后,需将申购单交给相关部门补签手续。

  (4) 临时物品的采购验证:
  采购购回物品后,仓库及部门负责人验货给予优先及时验收,验收合格入库后交与申请部门领用。

  四、采购物资验货流程
1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库,由库房根据申购单验收货物,不允许直接将货物交与使用部门。

  2、对于不符合采购申购单的货物,库房人员有权拒收,供应商或采购人员办理入库验收手续后,仓管应开入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。

  3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

  4、在验收过程中,仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续,
5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作,对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

  五、仓储管理
仓管是酒店采购控制成本的重要一环 ,仓库主管的报告上级是采购部经理,督导下级是收货员、物品仓库保管员。

  仓库主管的主要职责为
1 、服从采购部经理指示,负责酒店多种物品资源共享的申购、验收、保管及发放业务的组织管理工作。

  2、根据部门的用量确定食品饮料及物品的库存量,负责审核申请采购单,写清各种物资共享的品名、数量、国内购买还是进口等项目。

  3、监督检查执行收货的程序与标准的情况,严格入库前把关,严格审核订单和发票,对所有入库物资源共享的数量、质量、包装、卫生等进行检查,对于低质量物品提出退货或拒收意见。

  4、督导库房保管员认真填写帐卡,根据收货日报表及时放账,严格执行物资源共享发放规定,坚持原则办理领取手续,按提货单上数量发放并销账。督导并参与库房每月盘点,做到帐物相符,出现差错及时处理。

  5、加强对食品库,酒水库和物品库的管理,对于保质期快到和使用慢的食品饮料,即时发给使用部门在保持期内用完,对于过期或破损的食品要及时报损,不准把不合格食品、饮料发入给使用部门,严格执行〈食品卫生法〉加强检疫工作确保卫生安全。

  6、保证供应的前提下,不断货、不积压,使物资源共享周转快,缩短存放的时间,少占用资金,把库存量及时通告各使用部门,并根据市场情况提出申请采购建议,随时填写采购单,以保证标准库存量,保证营业需要。

  7、制定库房安全管理规定并监督检查库房的安全工作,物品要按“五距”码放,制定库房消防安全管理规定。加强钥匙管理执行库房安全管理制度,发现问题及时上报解决。

  8、负责库房、收货的日常工作,分配员工工作,检查员工执行工作程序与标准的情况。制订库房员工培训计划并执行,定期考核评估员工,对员工的奖惩提出建议。

  9、协助采购部经理控制物品、食品、饮料的进价、分析市场行情,积极提出改进工作建议协助经理做好库房的管理工作。

  餐厅采购规章制度范文二
一、 总则
酒店批量物资(厨房每日采购的非储备食品材料除外)和酒店零星物品的采购计划(含分店)必须执行分管副总会签制度。

  相关人员在采购、收货过程中,须遵从商业道德、努力提高业务水平,讲究文明礼貌;以酒店利益为重,相互监督,相互配合,共同把好进货关,维护酒店的社会形象。

  中心仓库负责物资的保管和收发,各使用部门指定专人凭本部门负责人签字的领料单到中心仓库办理领用手续。

  二、部门物品领用和采购审批存放签批负责人:
  1.总经理:(黄世贤、朱玉贵)
2.水疗部:(李林)
3.人力资源部:(胡诗琴)
4.财务部:(方娟)
5.保安部:(韩正亚)
6.工程部:(徐建武)
7.营销部:(周晨)
8.前台部:(李国贤)
9.客房部:(罗旭东、杨攀)
10.采购部:(王松来)
11.餐饮部前厅:(杨昌球)
12.餐饮部中餐厨房:(杨昌球)
13.餐饮部西餐厨房:(杨昌球)
三、采购项目的申请审批
凡是中心仓库储备的各类食品物料均由仓库根据库存及各部门使用情况填写申购单,经总经理确认后,交采购部执行。

  各厨房每日所需之非储备食品材料由各厨房填写一式三联的“零星食品、物品采购申请单”,经厨师长签字确认,于16:00前提交采购部,特殊情况下可推迟至17:30分前,填写清楚后提交采购部。

  各部门所需非仓储之外的物品,由各部门填写“采购申请单”一式三联、附以申购说明,写明用途,并经部门经理签字提交总经理签批后转采购部。

  本地采购的营业应急用品和工程所需设备及零配件应提前三天提交采购计划;需异地购买的物品,至少需提前七天将采购计划提交采购部。

  所有采购项目经审批成为有效订单后,方能实施购买。

  附:采购项目申请审批程序:
  申请部门填写采购申请单——部门负责人签字确认——分管副总签字——总经理批准——中心仓库确认无库存——提交采购部
四、采购项目的购买
1、采购部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品及各类原材料原则上均由其统一采购,其他部门有参与监督,支持配合的权利和义务,但一般不准自行采购。

  2、所有采购订单由采购部经理直接落实到采购员实施购买,所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限及其他要求进行,并在货到后交总库房及相关部门。

  3、对于长期使用餐饮、工程物品,一次需5000元以上;对虽长期使用数量小,金额大于2000元以上的产品,需先期询价后,方可实施采购。

  4、供方的优惠、折扣、赠送等须归酒店所有,严禁私拿回扣,一经发现,按双倍罚款,并按情节轻重给予解聘、辞退直至开除。

  5、对于有特殊要求或需特殊加工的采购项目,需方要作详细的图解说明或提供实样,采购部根据需方要求按规定程序选择合适的供应商实施采购。

  6、采购部对内要主动与使用部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准与使用情况;经常做好市场调查,掌握市场信息;主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品,积极主动向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合,对掌握供方及购物意向须主动通报采购部,由其进行考核、评定、择优录用。

  7、确属疑难采购项目,采购部和使用部门双方须及时联系、沟通、研究对策,无力解决的须及时请求酒店领导,不得耽误。

  五、采购项目的结算
需预付货款的采购项目,在交易前无论金额大小都必须签订供销合同,付款前采购员凭手续完备的供销合同填写付款申请单或“支票领用申请单”,经总经理批准确认,向财务部申请付款。

  实时付款的供应项目,采购员必须凭有效采购申请填写“支票领用单”或“付款申请单”报总经理签批,向财务部申请付款。

  以现金支付,金额较低的采购项目,先由采购员以核发的备用金支付,货到各项手续办理完结后向财务部申请作领备用金。

  延时付款的供应项目,其付款单据统一由采购部管理,定时核发无误后由财务部付款。对不能提供有效入库,验收单据的货款结算,财务部有权拒绝付款。

  六、采购数据文件
采购文件必须说明所订购产品的资料,包含下列内容:
  1.采购计划,包括《酒店零星食品/物品材料订购单》、《采购申请表》。

  2.《酒店食品、物品直拨验收单》、《酒店食品、物品入库验收单》
  3.采购资料在工作结束后由采购部办公室妥善登记保存。

  七、物品的领用手续
1.厨房所需之非储备食品材料库房验收后,开具《直拨单》,通知各厨房领用并办理签字手续。

  2.维修材料由工程部负责验收并建帐保管,每月凭《维修工作单》的部门联出库,财务联办理部门费用转移手续。

  3、部门零星专用物品,由采购部采购后入中心库,部门根据需要领用。

  4、所有食品及物品材料均通过中心仓库办理领用手续。

  5、各厨房需根据酒店菜谱上所列菜品,提供本部门贵重原材料清单,建帐登记使用,财务部每周根据实际销售数量进行核对。

  6、餐饮部、客房部应建立二级仓库保管帐,使用《内部调拨单》办理各餐厅、楼层的物品领用手续,周末将《内部调拨单》转财务部进行成本和费用的分配和考核。

  7、供应商赠送的酒水和其他酒店所需物品等必须通过验货主办理出入库手续,视同购入商品进行消耗核算。

  8、中心库须建立办公用品保管帐,各部门凭领料单办理领用手续。

  9、客房部、餐饮部、工程部须在每月月底前,向财务部报送各部材料的消耗表,财务部以办理费用结转手续。

  10、非经总经理、副总经理特批,严禁各部门领用非本部门日常消耗用品。

  餐厅采购规章制度范文三
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。

  2、审批采购计划:
  (1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。

  3、物资采购:
  (1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。

  (2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

  (3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。

  (4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。

  4、物资验收入库:
  (1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。

  5、报销及付款
(1)付款:
  ①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。

  ④超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须在一定的范围内。

  (2)报销:
  ①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。

  ②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

  采购部业务操作制度
1、按使用部门的要求和采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查表;
2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;
3、在主管的安排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购;
4、按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;
5、货物验收时出现的各种问题,应即时查清原因,并向主管汇报;
6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。

  7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同;
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续  

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