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会议接待方案范本〔二〕

时间:2021-11-23 10:52:55 浏览次数:
导读: 会议接待方案范本〔二〕一、接待时间20__年_月_日—_月_日二、接待地点接送机地点:__下榻酒店:

会议接待方案范本〔二〕 一、接待时间 20__年_月_日—_月_日 二、接待地点 接送机地点:__ 下榻酒店:___ 会议地点:__大酒店会议厅 三、接待对象 嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员 总负责:接待办 跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组 五、接待前期准备工作 1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间 2.食宿安排,提前预定 3.迎接车辆安排 4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5.相关接待人员,负责相关接待工作 六、机场接待 1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎__贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8_0.5_0.75).接待组由此将客人集中带出乘车. 2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80_180cm以下易拉宝). 3.由服务科按照按正常要客接待程序接待. 4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接. 硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条„„ 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排. 2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照. 3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间. 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务. 八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐.由客房服务人员进行相关服务. 2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务. 九、会议前的筹备工作 1.选择会议厅.根据会议参加人员的人数确定会议厅规模. 2.会场布置.根据会议内容,在场内悬挂横幅.门口张贴欢迎和庆祝标语.可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;
为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一 3.会议前的接待礼仪.提前准备礼仪人员做好相关接待工作. 4.会前检查.提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全. 十、会议接待 1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位__贵宾莅临我公司考察指导” 2.会场整理及布置 1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新 2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,__可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料. 3.联系陪同人员,讲解员.根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员 4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座. 十一、座谈 1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备 做好会后服务的准备.提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备.会后用车在会议结束前妥善安排. 十三、会后服务 会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店

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