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采购管理内部控制规范(试行)

时间:2021-11-23 10:39:51 浏览次数:
导读: 采购管理内部控制规范(试行)第一章总则第一条为进一步规范采购行为,加强采购管理工作,有效防控采购业务

采购管理内部控制规范 (试 行)
第一章 总 则 第一条 为进一步规范采购行为,加强采购管理工作,有效防控采购业务活动风险,提高采购业务的规范性、科学性和准确性,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会[2012]21号)、市财政局有关采购管理制度等法律法规,结合本单位实际,制定本规范。

第二条 本规范所称采购,是指使用单位资金采购的工程、货物或服务。包括使用财政补助资金和自有资金。

第三条 本规范所称采购管理包括采购预算编制与批复、采购申请与审批、采购执行与履约验收、合同备案及监督检查。

第四条 本规范适用于本单位的采购业务管理工作。

第二章 采购分类及采购形式 第五条 采购根据其内容不同分为工程、货物和服务采购。

(一)工程类采购主要包括:
1.所有房建工程、改造装修及其维修工程;

2.所有通信、消防、监控和供配电照明等系统工程及其改造、维修工程。

(二)货物类采购按照其是否达到固定资产标准分为固定资产类采购和存货类采购:
1.办公家具、办公桌椅、办公自动化、车辆等固定资产采购;

2.打印纸、碳粉等耗材;
稿纸、记事本、笔等办公用品;
拖把、垃圾斗等卫生用品;
保温瓶、热水壶等茶具存货采购。

(三)服务类采购主要包括:咨询评估、办公设备、公车等维修服务等。

第六条 根据实际,本单位采购分为政府采购和自行采购。

第三章 管理机构及职责 第七条 采购业务组织体系包括采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构。

(一)领导班子会为采购决策机构,主要职责包括:
1.审定本单位采购管理制度,规范和固化采购程序;

2.研究决定本单位采购重大事项。采购预算、采购需求、组织形式与采购方式、成交采购价格与供应商等;

3.审定重大项目的采购(招标)文件和采购合同;

4.审定内部采购预选供应商库;

5.其他需要提交决策机构讨论、审定的相关采购事项。

(二)局办公室为采购日常管理机构,主要职责包括:
1.参与拟定采购管理制度;

2.汇总需求业务部门采购需求;

3.协助财务部门参与采购;

4.参与采购验收与登记;

5.检查采购合同的履约情况,协调处理采购纠纷;

(三)各业务部门为采购执行机构,其主要职责是:
1.负责编报部门采购预算;

2.根据需求提出采购需求并申报;

3.参与采购;

4.参与采购合同文本的拟定、初审与签订;

5.参与部门采购的验收;

6.申请采购资金支付事项。

采购小组、验收小组为采购活动临时成立,须由办公室、财务部门、有采购需求的部门人员组成,确保采购活动公开、公正、公平、透明。

第四章 采购预算与批复 第八条 严格按照“应编尽编”的要求,在部门预算中细化政府采购项目需求,全面反映政府采购的规模、内容和结构,提高政府采购预算编制的完整性。按照“应采尽采”的原则,将预算范围内各类资金采购的货物、工程和服务项目列入政府采购预算,做到政府采购预算全覆盖。

第九条 各采购需求部门根据工作需要,严格按照采购目录开展采购预算编制工作。政府采购预算的编制应细化、对采购项目的分类、名称、具体构成、采购数量、技术规格、服务要求、使用时间、项目预算金额和所申请采购方式与组织形式等内容进行详细列示,细化、明确采购品目及相应要求。各业务部门负责人要对采购需求的真实性、准确性、合理性、合规性负责。

项目中即包含政府采购项目又包含非政府采购项目的,要将项目拆分为政府采购项目和非政府采购项目分别编列。

第十条 采购预算编审程序:各需求部门编制采购预算,业务分管领导进行审核,局财务部门汇总审核后、由领导班子会会议研究,根据研究决定由财务部门上报市财政局,根据市财政局的批复执行。

第十一条 加强政府采购预算和资产配置的衔接,应本着节约够用的原则编制政府采购预算,整合存量资产,落实资产配置标准、不得盲目采购、重复采购和超标准采购等。

第五章 采购申请与实施 第十二条 采购项目启动及时限要求 单位纳入年初政府采购预算的项目,在收到年初预算批复通知20日内,启动政府采购程序。

年中下达或追加专项经费预算中的政府采购项目,应在专项经费使用计划或项目实施方案中明确并细化政府采购项目内容,数量及金额。在专项经费使用计划审核完毕或收到项目实施方案批复10日内,启动政府采购程序。

对于未列入年初采购预算的采购项目原则上不能进行采购。

第十三条 采购申报程序 办公零星用品由局办公室专人负责,统一采购。

业务部门申报采购需求,由办公室汇总后,交由财务部门专人进行采购。

每年初,供货商由办公室牵头组织人员进行询价,对供货商的资质及提供货物进行审核,并形成采购意见,报分管领导审核同意后确定2至3家内部定点供应商。其中重大采购事项报领导班子会集体研究决定后确定内部供应商。

第十四条 其他采购事宜,实行一事一报,由需求部门进行申报。

需求部门经办人根据本单位收支管理规定打书面请示报告,其中列明采购内容,采购预算等,经部门负责人审核后加盖部门印章,由业务分管领导审批资产配置情况后交由主管财务领导审批采购资金安排情况。其中重大采购事项需要经领导班子会集体决策后执行。

第十五条 政府采购按照市财政局批准的组织形式和采购方式进行采购,不得变更。批准采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价方式采购的,按照政府采购法等相关法规、规章的规定组织采购。

单位委托采购代理机构进行采购的,应签订委托代理合同,约定双方的权利与义务,确保采购人的合法权益。

单位自行组织的政府采购,严格按照政府采购法执行,采购程序同自行采购。

第十六条 凡列入《巩义市政府采购网上商城品目录》的商品,必须进行网上商城采购。

第十七条 对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购应按应急采购程序执行。

(一)
应急采购的范围:
1.因自然灾害、事故灾难需紧急采购的项目;

2.因公共卫生和社会安全事件需紧急采购的项目;

3.突发事件发生时或发生后,已经或可能造成人民利益严重受损 的紧急采购项目。

(二)
应急采购的审批 责任部门经口头请示分管领导后,即可直接采购避免不良结果的发生,事后要根据规定补全相关请示文件,备注事由。

第六章 采购履约验收 第十八条 采购验收 零星办公用品验收由供货商提供供货清单,由办公室人员进行清单和实物核实验收,签字完整的供货清单作为报销原始凭证。

第十九条 除了零星存货类使用供货清单验收,其他均需要签订合同,合同条款不得与采购文件和成交供应商的报价文件内容有实质性偏离。由采购需求部门牵头组成验收小组(如有监理,监理委派人员参与验收;
大型或者复杂的采购项目邀请国家认可的质量检测机构参与验收)按照合同约定内容进行验收。

验收结束后,全体验收人员签署验收意见、出具验收单/报告、加盖单位公章,作为申请支付资金的必要文件。

第二十条 采购支付 (一)政府采购项目支付按照财政部门要求由责任部门提供相关资料,财务部门进行系统上传备案,进行国库集中支付;

(二)政府采购目录外限额以下的采购项目,采购资金应按合同规定支付进度进行支付,不得超前。

第七章 监督管理 第二十一条 单位采购事项收到质疑书时,由代理机构进行采购的项目,代理机构在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复,并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商,但答复的内容不得涉及商业秘密;
其中单位自行组织的政府采购,由采购相关责任部门进行答复。

第二十二条 采购业务实行回避制度。凡参与采购业务的人员与投标供应商有利害关系的,均应回避,不得参加该项采购业务。

第二十三条 政府采购过程中有如下情形之一的,应当问责。

(一)属于政府采购范围的项目,不依法实行政府采购的;

(二)属于集中采购目录的项目,不委托集中采购机构或委托不具备政府采购代理资格的中介机构办理的;

(三)属于公开招标或废标的项目,未经市财政局批准擅自改变采购方式的;

(四)在公开招标、竞争性谈判、询价方式采购中,不按规定程序开展采购活动,指定或变相指定供应商,非法干预、影响评审活动,以及改变评审结果的;

(五)无正当理由不在规定期限内确认招标、竞争性谈判、询价结果并与中标、成交供应商签订政府采购合同的;

(六)无正当理由不履行政府采购合同的。

第八章 附 则 第二十四条 政府采购应当采购本国货物、工程和服务。因特殊情况,需要采购非本国货物、工程或服务的,按财政部门相关规定执行。

第二十五条 政府采购工程以及与工程建设有关的货物、服务,采用招标方式采购的,应按照招标投标法及其实施条例;
采用其他方式采购的,适用本规范。

上述所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等;
所称与工程建设有关的货物,是指构成工程不可分割的组成部分,且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等;
所称与工程建设有关的服务,是指为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。

第二十六条 本规范自领导班子会审批通过后实施。

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