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IT参观接待流程

时间:2021-10-14 10:33:18 浏览次数:
导读: 一、目的规范对外接待行为,保证接待工作的有序有效进行,与合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。二、适用

一、目的 规范对外接待行为,保证接待工作的有序有效进行,与合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。

二、适用范围 应客户工程部及客人要求了解公司IT建设,管理工程部需组织或参与的接待工作。

三、接待人员职责 1. 接待接口人:
统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递;

2. 接待助理:一般为接待负责人所在部门秘书,制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待;

3. 接待负责人:
对此次接待效果负责;
需积极配合文件投入处的协调安排,承担接待工作。

四、接待行为准则 1. 接待人员必须使用文明、规范的语言,以友好的态度对待来访人员。

2. 接待人员须了解公司文化、熟悉公司发展状况、公司产品概况等。

3. 接待人员仪表整洁、着装职业。

4. 接待人员须对接待过程中出现的突发情况(如来访人员要求计划外的参观等)及时汇报,不得私自安排接待计划外的有关公司机密的参观交流。

五、接待操作流程及说明 001 处理接待信息 接待接口人 一般有两个来源:客人直接向管理工程部提出;
通过客户工程部提出。对客人直接提出的接待需求,要有相关领导批准,并对其要求参观交流的内容进行审查控制。对客户工程部提出的需求,根据客户背景情况、客户要求及客户工程部建议,对要求交流内容进行审查控制。

002 确定接待负责人 接待接口人 根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理,并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。

003 进行接待安排 接待助理 燀 接待接口人制定详细接待计划,明确以下事项:
1.确定来访的议题及来访时间、地点。

2.明确双方与会人数、人员姓名、职位。

3.作好接待日程安排及议程安排。

4.请接待负责人确认此接待计划。

煟 资料、礼品准备 1. 与会议议题相关的资料、演示的资料和需要在会议室摆放的资料。

2. 根据实际情况,准备相应的馈赠礼品、资料。

3. 如客人提出希望了解或索取非常规交流资料,接待人需向文件投入处反馈,文件投入处提请管理工程部总裁批准后方可提供。

4. 来访客人的相关资料:公司基本情况、与我司的合作等。

煟 会议准备:
1. 预订会议室。

2. 准备会议所需的相关设备,如便携电脑、数字投影仪、白板笔以及茶水等。

3. 明确所有来访人员名单、职位。

4. 来访安排要紧凑、合理,并明确在纸面,提供给参加接待人员。

5. 其它特殊需要。

煟 填写任务令及工作联络单联系相关部门准备:
1. 车辆,如有必要,安排车辆,接送车辆需向公司礼宾科预订。

2. 就餐,如需安排就餐,填写《客户接待任务令》,领取签单卡,一般安排在贵宾餐厅。

3. 根据议程内容需提前做好相应的参观安排,如有展厅参观要求需事先向客户工程部提交展厅参观电子流,客户工程部会安排展厅讲解员。

004 实施接待 接待负责人 主持接待,按接待议程陪同客人参观,为客人讲解、演示,与客人交流。

005 接待工作记录/意见反馈 接待助理 1. 填写《管理工程部接待记录》,记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。

2. 请客户工程部相关人员对本次接待给出意见(在《管理工程部接待记录》填写意见),本人对此次接待的意见及建议。

006 归档保存接待记录 接待接口人 1. 接待接口人归档《管理工程部接待记录》,建立客户接待信息库,对其中有价值的信息知会相关领导。

2. 每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况,作为工作考核参考。

007 资料维护 接待接口人 负责组织对交流资料(包括讲解或赠送)的维护。每半年检查更新一次,督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略,把好信息保密关。

附件:《管理工程部接待记录》
管理工程部客人接待记录 日期:
一 、客人基本信息 姓 名 单 位 职 务 联系电话 背景及来访目的介绍:
二 、接待计划 1. 客户(客户工程部)联系人 ;
电话 2. 接待负责人 ;
接待助理 ;
其他接待人员 3. 来访日期 :
年 月 日 4. 参观 m机房 m数据中心 m展厅 m生产线 m其它 5. 座谈交流 燋 座谈时间 ;
地点 熴 座谈内容 mIT基础设施/网络 mERP mOA m管理机制 m其它 4 . 礼品及资料 m 5. 领导会见 燐 建议安排 m部门总裁 m部门付总裁 m总监 m付总监 熰 会见方式 m座谈 m陪餐 m迎接 m送行 四 、 接待意见反馈 客户(客户工程部)意见:
m非常满意 m较满意 m一般 m较不满意 m很不满意 建议:

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