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谈医疗设备采购控制价核定的内部审计

2019-07-12 11:15:49 来源网站: 品牌对比网

谈医疗设备采购控制价核定的内部审计 本文关键词:核定,内部审计,设备采购,控制,医疗

谈医疗设备采购控制价核定的内部审计 本文简介:摘要医疗设备是医院运行和发展的重要物质基础,如何用好设备采购资金不仅事关新设备采购或现有设备的更新维护,更关乎医院提质增效和高水平健康发展。为适应当前我国医改新形势,提高资金运行质量和设备采购效能、提高审计效率,我院审计科将过去的事后审核改为事前介入,积极协同采购部门核定科学、合理的采购控制价格,对

谈医疗设备采购控制价核定的内部审计 本文内容:

摘要医疗设备是医院运行和发展的重要物质基础,如何用好设备采购资金不仅事关新设备采购或现有设备的更新维护,更关乎医院提质增效和高水平健康发展。为适应当前我国医改新形势,提高资金运行质量和设备采购效能、提高审计效率,我院审计科将过去的事后审核改为事前介入,积极协同采购部门核定科学、合理的采购控制价格,对降低采购成本、提高资金使用效率、防范采购廉洁风险发挥了积极作用。

关键词内部审计;设备采购;控制价;成本测算

内部审计在单位内部发挥着监督、管控等重要作用,随着我国医改新形势的不但发展,对审计工作的新需要不断向降耗增效、防范廉洁风险等单位内部治理领域延伸,尤其在设备采购领域,审计需求更为急迫。为促进单位各部门联系更加紧密,以提高设备采购效率、控制采购价格、提高资金使用效率、降低后期维保支出,走提质增效的内涵发展之路。但是,如何才能更好的发挥内部审计的作用,是摆在审计部门和医院领导层面前需要不断探索的新课题,本课题组结合工作实践从如下三个方面阐释如下:

1确定设备采购控制价的意义

《中华人民共和国招标投标实施条例释义》中明确规定,采购人除了需要科学合理地编制部门预算外,还需要在编制政府采购实施计划时根据已经批复的部门预算,结合具体的市场行情,确定合理的采购项目预算金额,不能简易地将已批复的部门预算作为项目预算,避免出现供应商贴近预算金额报价的情形[1]。鉴于此,医院内部审计部门在设备采购审计中,对采购控制价的监督和核定就具有非常重要的意义。

1.1核定采购控制价是实施采购计划的一个重要环节

预算金额是采购需求资金的保证,但并非是最终的采购成本。医院的资本性预算在真正进行采购时往往离预算上报的时间过去了半年以上,而医疗设备的价格在这半年非常有可能由于市场的成熟、供给量的增加或设备的更新换代上市而呈现一个价格的波动[2]。由于供求等影响市场行情的因素多种多样且瞬息万变,价格会在合理的区间上下波动,其主要影响因素主要来自4个方面:①生产厂家,成长期的产品价格往往较高,在稳定期则价格适中,步入衰退期后价格一般会下降;②产品代理商,一级代理成本比二级代理成本低,本地经销商的后期维保服务会比跨省经销商更便利、快捷;③国内、国际形势,进口产品价格易受关税或贸易战等政治或经济因素的影响;④企业创新发展,设备不断推陈出新、升级换代。所以只有根据市场行情,动态核定合理的采购控制价用于指导采购行为,方能够有效控制采购成本。

1.2防止供应商套利而贴近预算金额报价

各单位年初编制的设备采购预算基本上是以历史购置成本为参照价格,部分单位存在预算采购资金合理增长情况,而当期设备采购只有深入市场考察和对各厂家产品综合的横向对比,才能制定出更贴近实际的采购标的预期市场价格,要做到这一点,往往需耗费大量的时间成本和人员成本,增加工作实施难度。因此,采购招标公告前的充分市场调查十分重要,可以帮助医院了解市场趋势[3],最合适的办法可能是在拟定采购计划后,根据本单位需求的技术参数,投入一定的人力、物力进行市场调研,制定采购成本控制价,再通过合法合规的采购招标活动,“货比三家”、“价比三家”,确保医院利益最大化[4]。

1.3控制采购成本

在经过市场调研后对医院所需设备进行采购,在有限的成本控制下,优先考虑性价比高的设备,严格把控采购成本[5-7]。审计部门协助采购部门制订一个需求更明确、性价比更高的控制价格。根据我院审计经验,在预算资金充裕时,在功能、配置满足我方需求的情况下,选择能提供较低的市场价格、较长维保期、较低耗材成本、较快捷的维保服务的供货方对医院采购控费更为有利,有助于医院缩短投资回报期,提高资金使用效率。若预算金额不足,无法采购到满足需要的设备时,可暂停采购,待调整预算后重新提出需求。

1.4发挥审计的采购前论证作用

内部审计事前介入,在采购前进行论证审计是加强采购全流程监管、规避医院采购廉洁风险的重要前置环节,从而有效规避盲目采购、闲置浪费等造成的经济损失,促进采购行为的合规、透明、高效。王云燕[8]研究认为,审计参与采购前论证,主要需审计购置的医疗设备特点、功能、用途、临床价值论证和成本回收期等指标;审计在为采购项目提供咨询的同时,不仅可当好医院控制价格的参谋,也可对医院采购行为跟踪审计中发现的问题及时进行督查,促其整改和纠正,筑牢防范采购风险滋生的堤坝。

2控制价核定在采购执行过程中存在的困难

2.1基于成本测算的难度

设备的经济价值体现在投入设备所带来的经济收入完全弥补运行消耗的成本。如果其创造的经济收入不能弥补消耗的成本,势必增加医院的运行负担,造成医疗资源浪费。因此在采购前进行可行性论证相关的成本测算就成为必须,包括收入测算、投资回报期测算等。收入测算的难度在于对未来的不确定性,测算依据多为推断性预测,设备使用科室需从医疗技术环境、病人接受程度、收费项目、域内病种结构、临床疗效等方面在一定程度上预测业务收入,而其来源的可靠性则基于充分的市场调研。成本测算的难度在于多方面成本的不可确定性,例如:直接消耗的材料、其他配套设备成本、免保期后的维保成本的不确定性,以及交叉人力成本、受益原则分配的成本、潜在成本、以及收入导向成本等复杂成本因素。随着医疗服务价格的构成、侧重、比例的不断调整,在购买时主要论证内容也应进行相应的完善和更新,以适应新形势、新变化、新需求[9]。

2.2基于市场充分调研的难度

医疗设备采购市场既是一个公开的市场,也是一个差异化非常突出的市场,市场允许供需双方自由定价,在此情况下,供应商希望借非公开的市场价格追求更高的利润空间,而需求方则为了维护自身利益,亟需以不高于其他购买单位的对等公平的价格采购;而相关的招标平台讯息,除政府采购网可无偿查询外,采购方或多或少都需要支付一定的信息成本,即使如此也不一定能获取所需的符合规格、型号、功能、配置、服务等方面的价格信息,可谓实属不易。

2.3基于内部试用需求的难度

因设备的引进本身具有投资风险,一旦达不到预计使用效果、技术推广不足、病人认知度不高等均将面临着失败。先行试用,不仅增加收入,而且不用交付使用成本,又能客观评价好坏,是很多医院广为接受的办法。当试用得到明确结果和意向时,往往与供应商之间的竞价、减价基本成了不可能的事情,即便后期市场价格回落,也很难争取到有利的定价地位。先明确采购控制价格,再多品牌试用,后进行公开竞价不失为解决此类问题的好办法。

2.4基于多重复杂因素的控价核定

设备的招标控价不以产品的外观型号而准,具体需与具体功能、配置、参数、服务、维保、收费等多重因素综合考虑,由设备技术专家、使用科室、财务专家、采购部门等共同论证确定采购控制价。如为获得更快速的维保服务响应,或者甚至需要供货方提供备用设备以临时替代,但实际是供货方需走较长时间报修审批程序,或无备用设备替代的条件,或只能确保一定时长的服务到位,这类情况是无法满足医院实际需求,即便对方报价很低。这就如同在建设工程中的最高投标限价的设定,其需要根据其构成材料种类数量、材质档次、花式图案、品质等级、制作工艺、资质等级、工期要求、管理费用、规费税收等情况由专家共同论证确认其最高限价[10]。

3设备采购控制价核定的对策研究

设备采购前期过程是一个多部门协作的工作,它需要设备科制定采购计划、财务科进行经济效益分析、使用科室明确需求、技术部门进行参数比对、审计部门进行过程和结果的参与、监督和评价。设备采购控制价的核定是这多个部门共同协作的结果。如何科学、合理的核定采购控制价?以及如何选择适当且有效的流程和方法?现结合我院审计工作实践,从审计角度探讨并总结对策如下:

3.1把握审计采购控制价关键流程

审计在采购控制价核定中应发挥过程监督和流程衔接这两个方面的作用,在内部控制设计与内部控制运行中应将审计流程穿插其中。在内部控制设计方面,应首先考虑制订和完善审计制度,以履行审计在采购控制价核定中的职责并发挥作用,从采购预算、市场调查、参数论证、选择定价方式到核定采购价格的前期采购环节,审计应适当、合理介入。介入方式主要包括:审核采购预算是否必要、市场调查是否充分、参数论证是否符合需求、采购方式是否合法合规、核定价格是否具备最优性价比。在内部控制运行方面,可运用流程、记录、跟踪、评价等方法更好的收集采购控制价信息,识别出采购价核控失效的问题所在,把握各环节以实现有效控制,从而更好的发挥审计在采购价格控制中的积极作用。

3.2把握采购价格控制的关键核定要素

(1)严格执行必要的内部成本测算购置前严谨的论证分析,是医疗设备购置的首要任务[11],包括严格执行必要的内部成本测算。测算成本需要预期收入、预期成本、分析成本折旧及回收周期等。设备预期收入包括收费标准、预计年运行收入等。设备预期成本包括:设备购置成本、人力成本、材料消耗成本、水电费成本、后期维保成本、资金占用成本等。根据测算和分析所得的预期投资收益率分为4等:投资收益率>10%,效益为优等;投资收益率在3%~10%之间,效益为良好;投资收益率在0~3%之间,效益为一般;投资收益率<0,效益为差[12]。计算所得的投资回收周期越短,资金成本回收越快,投资风险越小;反之,投资回收周期越长,甚或超过设备使用寿命,则资金成本回收越慢,投资风险越大。医疗服务不同于生产企业,对设备效益的要求不仅仅是经济效益,其社会效益更不能忽视[13]。即便是不创造实际的经济效益的科研和教学设备,也应具有较好的社会效应预期,在教学方面,能够为医院培养高素质的专业科学技术人才,在科研方面则是促进专科学术发展,多出科研成果,扩大医院的影响[14],走高水平发展之路。(2)成本测算作为采购控制价格的分析因素供应商提供的售价是外在要素,由市场而定,而控制成本、确保资产使用效率是医院内在要素,是医院必须考虑的。如果采购控制价格脱离成本测算,那么在购买时就不能在设备购置成本、耗材消耗成本、维保服务成本等要素之间实现平衡,从而无法做出对院方最有利的选择,甚至会直接作出不适当或完全错误的决策。采购控制价格分析时的成本测算略有别于预算时的成本测算,采购控制价格是在发出采购询价后,在供应商提供的具体信息基础上进行的成本测算。因此,成本测算结果有助于确定实际所需、判断利弊,并为后续与供应商的价格谈判提供条件和筹码,审计作为医院管理的一部分,也是控制或降低成本、增加效益的重要环节。(3)进行充分的市场论证采购离不开现实的市场环境,否则就很难保证采购价格的公平、公正。充分的市场调研,主要包括三部分:一是完成对主流品牌的标配及选配情况和报价的调研,二是完善设备性能与质量状况调研,三是针对品牌售后服务做好相关调查[15]。审计需要结合充分的询价论证结果,判断采购控制价格核定的科学性和合理性。医院设备科前期参与的第三方公开平台市场调研,或对三家以上单位的询价,或对其他医院进行参观、考察,或采购价格竞价约谈等市场询价,都无法取代独立审计所获得的核定结果或作出的判断,因为审计需要综合各种渠道所获得的信息,审查调研资料的可靠度、局限性,例如:通过查询公开的政府采购信息,要求供应商提供近年来供应销售合同或销售发票,通过对供应商销售业绩的对比分析可判断该公司产品的市场接受程度,在价格竞谈中可增加试用要求、要求标配下的报价等。在判断定价是否合理方面,独立审计的作用更是无法被替代,它可在市场询价的基础上,监督院内二次竞价谈判过程,通过竞谈明确采购需求参数、耗材价格、技术兼容、维保期及性价比等,在此条件下,谈判小组最后给出的采购控制价才更加合理,可以此作为政府采购招标和委托第三方代理招标的预算金额。

3.3监督参与询价议价过程,明确设备的价格定位

在明确限价发布之前,需要开展集体审议工作,这样才能够保障限价准确无误[16]。针对当前医疗系统实行的疾病分组分值付费、绩效考核、学科建设等问题,设备的使用科室更关心设备的性能、投入和使用成本、运行效益等,我院的询价议价模式,为使用科室充分了解采购市场和降低采购成本提供了可能。审计在询价议价过程起着流程监督和实效保障的作用,在采购科室、使用科室和外部供应市场信息之间发挥着纽带作用,更有助于建立公平、公证的阳光采购环境。通过规范询价议价流程,从而获得使用科室、设备科、审计监察部门均满意的合理的采购控制价格。

4小结

综上所述,审计在采购控制定价中发挥着监督、指导作用,对内需要监督成本测算使之不流于形式,避免采购行为脱离成本测算而为之,对外需研究市场调研是否充分和适当,避免闭门定价而造成供应商贴近预算报价,从而损害医院利益。作为审计人员既要立足本职,又要善于沟通,在坚持原则的基础上,切实保障采购管理流程的合法、合规、合理,防范采购风险,这在一定程度上也是加强医院管理、管理增效的具体体现。

参考文献

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作者:雷英 黄芳 单位:广东省韶关市粤北人民医院审计科

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